Salesforceやkintoneの基本概念を10分で理解する

Salesforceやkintone(以後SFA=営業支援システム)って何だかすごそうだけど結局何ができるの?こんな素朴な疑問をお持ちの方には、私はいつも「SFAはエクセルのすごい版」という説明をしています。

皆さんは顧客管理や案件管理をエクセルでしてませんか?エクセルだと不便だったり使いにくい部分を徐々に進化させたツールがSalesforceでありkintoneなのです。

SFAを理解するのにエクセルと対比するとすんなりアタマに入ってきます。ここでは例としてエクセルを顧客管理と案件管理で使った場合と、それをSFAにした場合を比較しながら説明していきます。

とその前に…

Salesforceは米国ベンダーのアプリですが「外資あるある」の常で用語がとっても分かりにくいです。そんな「Salesforce用語」も合わせて解説しますので、初めてSalesforceに触れて用語がよく分からん、という方も是非参考にしてみてください。

フェーズ1エクセルしかなかった時代

顧客や案件を管理するにはエクセルのシートに「顧客」や「案件」などと名前を付け、「顧客シート」には「顧客名」「住所」「担当者名」などの列を作り顧客情報を作成したりメンテナンスを行いますよね。

案件シートには「顧客名」「案件名」「販売価格」「受注予定日」などの列を作ると思います。

また両シートには共通の「顧客名」があるので、気が利いた人ならルックアップなどを使って案件の顧客名は顧客シートからリンクさせていたりもするでしょう。ごくごく普通のエクセルの使い方です。そしてこれもひとつのSFAなのです。

ちなみにSalesforceではエクセルにおける「シート」のことを「オブジェクト」と呼びます。またシート内の「列」のことを「項目」と呼びます。(和訳したりしなかったりでややこしい…)

また、エクセルの行にあたるデータはSalesforceでは「レコード」といいます。また各オブジェクト間で共通の項目を使いたい場合は「リレーション」を作成します。エクセルでいうところのルックアップですね。顧客と商談といったように関連性のあるオブジェクトをまとめたものを「アプリケーション」と呼んだりもします。

フェーズ2 データを共有したい

そのうち複数人でエクセルをやり取りしたくなったため共有フォルダにエクセルファイルを置いて管理することになりました。これもよくある話です。

そうなると気になるのはセキュリティです。共有フォルダへのアクセス権を営業部門のみにしてエクセルファイルにもパスワードを掛けました。でも本当ならシートごとに見ることができる部門を分けたり閲覧の権限を細かく分けたりしたいところです。

例えば商品シートは全員が見ることができるが営業部門は編集できないようにしたり、商談管理では、担当の営業マンが所有するレコードはその営業マンにしか見せない、などです。

ただエクセルでやるには難しいところです。このような課題に対してSFAでは細かいセキュリティ制御をかけることができます。

フェーズ3 より使いやすく

エクセルファイルの場合、新しいレコードの挿入やメンテナンスがやりにくいという課題があります。例えば列が30個あるシートの場合、横にスクロールを延々とする必要があったりします。

SFAではこういったレコードの追加・修正をしやすくするためのユーザーインターフェースを簡単に作ることができます。

当然、画面から入力したデータはレコードへも反映されます。さらには項目に数字しか入力させたくない場合の”入力規則”など、ユーザーがデータを編集追加しやすい画面を作ることができます。

エクセルでもマクロを使えばこのような入力画面が作れますが、SFAではドラッグアンドドロップで簡単にWebの画面が作れてしまうのも便利なところです。

Salesforceではエクセルのような表形式でのデータ表示を「レポート」と呼びます。普段は作成した入力画面をメインに使用して、レコードを一覧で表示したいときだけレポート機能を呼び出し表示するのが一般的です。

とまあ、他にもデータ分析やダッシュボードと呼ばれるグラフなど様々な機能がありますが、キホンのキとしてここまでの概念を理解できていれば問題ないです。

この記事でSFAに対するとっつきにくさが解消される最初の一歩になればうれしいです。

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